Prima del primo giorno: i documenti da preparare per l'assunzione

L’offerta è arrivata, hai negoziato la RAL e la data di inizio è fissata. Da qui in avanti il ritmo lo dettano i documenti: se manca un dato, la comunicazione di assunzione slitta e con lei il primo stipendio. Questa è la lista di ciò che ti chiederà un Employer of Record (EOR) quando l’azienda che ti assume non ha una sede in Italia.

Identità e residenza  

Serve un documento d’identità valido e il codice fiscale. Se hai vissuto all’estero a lungo, controlla che l’indirizzo di residenza sia aggiornato: è quello che determina le addizionali regionale e comunale trattenute in busta paga. Un cambio di residenza a metà anno va comunicato subito, non a dicembre.

Se non sei cittadino dell’Unione europea, ti verrà chiesto il permesso di soggiorno o un altro titolo che consenta il lavoro subordinato. Non è una formalità: senza, l’assunzione non può partire.

Il conto su cui ricevere lo stipendio  

Basta un IBAN di un conto intestato o cointestato a te. Va bene anche un conto di una banca di un altro paese dell’area SEPA. Lo stipendio arriva in euro, una volta al mese, dal datore di lavoro formale: nel nostro caso, l’EOR.

Detrazioni e familiari a carico  

Le detrazioni per lavoro dipendente riducono l’IRPEF trattenuta ogni mese, ma il datore le applica solo se glielo chiedi con una dichiarazione firmata. Nello stesso modulo indichi gli eventuali familiari a carico. Se hai un secondo reddito o hai già lavorato nello stesso anno con un altro datore, dillo: eviti un conguaglio sgradito a fine anno.

La scelta sul TFR  

Entro sei mesi dall’assunzione decidi se lasciare il TFR in azienda o versarlo a un fondo pensione. Puoi farlo anche il primo giorno. Se non scegli nulla, si applica il silenzio-assenso e il TFR va al fondo negoziale previsto dal tuo CCNL. Ne parliamo in dettaglio nell’articolo su TFR e fondo pensione.

Cosa ricevi tu  

In cambio dei documenti, prima di iniziare devi ricevere:

• il contratto di lavoro scritto, con CCNL, livello, mansione, orario e sede;
• l’informativa sulle condizioni di lavoro e sul trattamento dei dati personali;
• l’indicazione di chi contattare per busta paga, malattia e ferie.

La comunicazione di assunzione agli enti (il modello Unilav) deve partire entro il giorno precedente all’inizio del lavoro. È un adempimento del datore di lavoro, non tuo, ma ti spiega perché ti chiediamo i dati con qualche giorno di anticipo.

Gli errori più comuni  

1. IBAN di un conto non tuo, per esempio di un familiare: non si può usare.
2. Residenza non aggiornata, che produce addizionali sbagliate per mesi.
3. Dimenticare un altro reddito nello stesso anno, con detrazioni applicate due volte.
4. Firmare il contratto il giorno stesso, senza il tempo di leggerlo.

Tempi realistici  

Se i documenti sono pronti, bastano pochi giorni lavorativi per preparare contratto e comunicazioni. I tempi si allungano quando manca il titolo di soggiorno o quando aspetti la fine del preavviso con il datore attuale: in quel caso conviene inviare tutto subito e fissare la data di inizio in base al preavviso, come spiegato nella guida al preavviso di dimissioni .

Se ti trasferisci in Italia per il nuovo lavoro  

Chi rientra dall’estero o arriva da un altro paese deve mettere in fila alcune pratiche prima di tutto il resto: iscrizione all’anagrafe del comune, eventuale richiesta del codice fiscale se non lo hai mai avuto, iscrizione al Servizio sanitario nazionale per scegliere il medico di base. Nessuna di queste è a carico del datore, ma senza residenza e codice fiscale l’assunzione non si chiude. Se sai già che ti trasferirai, comunica una data di inizio realistica: meglio partire una settimana dopo con tutto in ordine che firmare in fretta e correggere i dati per mesi. Tieni anche una copia digitale di ogni documento in una cartella condivisa con te stesso: ti servirà di nuovo per il mutuo, per l’affitto e per il 730.

E se l’azienda non ha mai assunto in Italia?  

Capita spesso: il recruiter ti propone un contratto da contractor perché “non abbiamo un’entità italiana”. La soluzione esiste ed è descritta in come funziona : l’EOR diventa il tuo datore di lavoro formale, tu lavori con il team estero come qualsiasi collega. Se vuoi, puoi proporlo tu all’azienda .

Prepara una cartella con questi documenti oggi stesso: è il modo più semplice per iniziare il nuovo lavoro con il primo stipendio già al suo posto.